Дизайн и проектирование офиса, составление ТЗ - инструкция для заказчика

Наше архитектурное бюро предоставляет широкий спектр услуг по проектированию и дизайну интерьеров. Более 11 лет мы успешно занимаемся проектированием промышленных, офисных и жилых зданий, дизайном офисов, магазинов и ресторанов; проектированием коттеджей и ландшафтной архитектурой.

Архитектурное проектирование. Скачать презентацию!
Дизайн офисов. Скачать презентацию!
Дизайн МОП. Скачать презентацию!
Проектирование поселков. Скачать презентацию!
Благоустройство. Скачать презентацию!
Разработка дизайна офиса
Задать вопрос
Получить консультацию архитектора.

Проектирование офиса. Основные шаги перед началом работ.

В этой статье генеральный директор компании MS Architects Михаил Хорошавцев даст Вам практические советы и полезные рекомендации, которые желательно учесть до начала работ по разработке проекта будущего или ремонта нынешнего офиса. Приняв во внимание нижеперечисленные пункты, можно будет оптимизировать расходы, сократить время проектирования и даже повысить эффективность работы компании, для которой планируется новый офис.

Посмотреть примеры наших работ можно здесь.

Шаг 1 – Найти «попечителя».

Найти ответственного сотрудника, которому небезразлично будущее компании и который готов взять на себя ответственность по принятию 90% решений.

Первое, с чего надо начать вам, как архитектору, дизайнеру или проджект-менеджеру, ведущему проект, это найти в структуре заказчика (или внутри своей компании, если Вы лицо, назначенное руководством ответственным за ремонт и перестройку офиса) – то есть человека прямо заинтересованного и мотивированного на результат, того, кому действительно интересен этот проект, того, кто «болеет» за его реализацию. В небольших компаниях это, как правило, руководитель/собственник бизнеса, в больших структурах – лицо, отвечающее за эффективность. Это может быть глава департамента или структурного подразделения (для крупных компаний, как правило, офис делается под подразделение), – назовем его условно «попечитель» проекта. Соответственно, найдя общий язык с «попечителем», все согласования дальнейших шагов пойдут намного быстрее и эффективнее. По сути, у Вас будет задача «продать» все Ваши идеи ему, а он, в свою очередь, как заинтересованный и мотивированный человек, сможет отфильтровывать лишние желания и требования других структурных единиц, которые часто взаимоисключают, а то и противоречат друг другу. Это поможет быстро снять возникающие коллизии и пересечения интересов различных отделов и людей. Также, согласовав решения с ним, если они его полностью удовлетворяют, Вы снизите риски полной переделки проекта, после того как его посмотрит высшее руководство (актуально для больших компаний). 

К сожалению, обычно картина выглядит следующим образом: сверху приходит задача: мы переезжаем или ремонтируем офис. У всех сотрудников и руководителей отделов в голове: прекрасно, мы сейчас решим все свои проблемы! Нам нужны столы в два раза больше и места у окна, а не на проходе, и т. д. У канцелярии: нам необходимо еще десять шкафов и, наконец-то, я принесу из дома свою любимую бегонию и кактус, а еще календарик с котиками. Да, и мы должны сидеть непременно в середине между всех отделов! IT-менеджер скажет: у нас маленькая серверная, мы не хотим нагромождать соединения, пусть все сидят в одну линию, отдел за отделом. И так далее. После чего, выслушав всех, Вы разрабатываете проект и двадцать раз его переделываете, выслушивая пожелания всех подряд. Наконец, по прошествии времени, вы утверждаете его, и проект несут на согласование руководству. И тут оно говорит, что все надо переделать! Им не нужно пять кофепоинтов, столовой на этаже и бегонии в коридоре. Да и без двухметровых столов все обойдутся. 

Шаг 2 – Создать карту офиса

Первая встреча и получение вводных данных.

А) Начинать дизайн лучше с продуманного планировочного решения офиса, а для этого необходимо изучить или хотя бы кратко ознакомиться с картой компании, логикой ее бизнес-процессов, связи отделов между собой. Все это делается на встрече, куда необходимо позвать всех заинтересованных (ответственных) лиц, тех, кто будет работать в новом офисе и поддерживать его работоспособность. По меньшей мере, это: руководство, руководители отделов, IT и маркетинг.

Далее, после того, как Вы выслушаете пожелания представителей всех отделов, составите функциональный план и определите зоны размещения отделов и их границы, исходя из логики работы компании, будет значительно проще заниматься разработкой планировочного решения.

Б) Определитесь с заказчиком (или, если вы сотрудник компании, заказчик для вас тот, кто поставил задачу по ремонту/переделке офиса), со списком и составом мебели: что остается из старого, какую мебель и в каком количестве, исходя из штата сотрудников, нужно будет докупить. Определитесь с производителем и поставщиком. Данная информация избавит от переделки планировок, когда выяснится, что при одних размерах мебели все отлично встало, но потом столы, заказанные у другой фирмы, могут оказаться, буквально, на 5 см больше и вся расстановка нарушится, что приведет за собой переделку, а, главное, пересогласование планировок и рассадки сотрудников. Узнайте логику использования переговорных, конференц-зон, для каких целей и кем они используется (это могут быть внутренние сотрудники или, наоборот, посетители), - все это позволит грамотно их разместить. Вопрос кухни также очень важен. В большинстве случаев, хватает несколько кофе-поинтов с парой столов. На практике, этого достаточно, и дает возможность сэкономить драгоценные метры для фикуса и кактуса.

Шаг 3 – Инженерная концепция.

Попросите заказчика описать набор и требования к инженерным системам, особенно, СКУД, так как логика доступа влияет на расположение и пути движения персонала. Оцените существующее положение, возможно что-то можно оставить, и тем самым сэкономить часть средств, затрачиваемых на ремонт. После разработки планировочных решений лучше всего разработать инженерную концепцию, содержащую анализ исходной и исполнительной документации, оборудования общедомовых систем, а также указание различных вариантов возможных проектных решений, описание их особенностей, сравнение преимуществ и недостатков, особенностей монтажа, сложностей поставки оборудования и последующих эксплуатационных затрат, долговечности проектных решений, на основе выполненных Исполнителем инженерно-технических расчетов, с учетом финансовых ожиданий Клиента. Эта концепция будет прекрасным техническим заданием на проектирование инженерных систем.

Шаг 4 – Определиться со стилем

У всех в компании разные вкусы: кому-то нравится лофт, кому-то модерн, кому-то классика. При этом название стилей в визуальных образов конкретного человека могут сильно расходиться с этими же понятиями у архитектора или дизайнера. Поэтому перед началом работы по созданию стилистической, визуальной части, подготовьте (или запросите у заинтересованных лиц или исполнителей) референц-листы. Референц-лист – это своего рода визуальный опросник, на котором нужно выбрать то, что нравится и то, что не нравится, желательно по параметру абсолютных величин: да/нет. Отдайте его «попечителю», чтобы он с ним обошел всех жаждущих и влияющих на согласование стилистического образа. Только после получения результата по опросу референц-листов можно смело приступать к разработке визуальной части. Это сэкономит время при создании визуализаций – одного из самых длительных процессов в разработке дизайна офиса. А время ремонта офиса компании – это прямые затраты.

Шаг 5 – Периодичность встреч

Заранее договоритесь о периодичности встреч и вопросах, обсуждаемых на них, дабы они были по делу, и на них обсуждались темы, касающиеся текущего этапа проектирования. Рекомендуется проводить одну встречу в неделю. После каждой встречи составляйте протокол или заметку о принятых на ней решениях - это убережет от лишних переделок, поскольку все люди забывчивые, а вместо забытого может прийти в голову новое решение, противоречащее или сильно меняющее всю проведенную до этого работу.

Шаг 6 – Состав необходимых работ.

Цель любого ремонта  - сделать его как можно быстрее, поэтому определите необходимый объем информации (если вы ответственное лицо за выполнение ремонта), состав проектных работ. Исходя из практики, чем более исчерпывающая информация в проекте, тем точнее рассчитываются и оптимизируются затраты. Название «Дизайн-проект» - не имеет четкого регламентирования по составу, все бюро наполняет его разным смыслом и в своих интересах. На один и тот же офис дизайн-проект может состоять из нескольких листов: несколько визуализаций, пара планов и референц-лист по материалам, что, по факту, является лишь этапом разработки (Дизайн-концепцией). То же и с полноценным альбомом, содержащем исчерпывающую информацию со спецификациями отделки, расстановками всех блоков розеток и освещения, полной спецификацией мебели и прочего оборудования, их наименованием, количеством и артикулами. В меньшей степени это относится к рабочей документации, особенно инженерным системам. Требования к этим проектам чаще всего выдвигает эксплуатирующая организация. 

Как правило, стоимость проектных работ не превышает 10% от сметной стоимости ремонта, но позволяет оптимизировать и снизить издержки на большую сумму. 

Резюмируя, повторю, что необходимо заранее обсудить конкретный состав проекта: что требуется вам, или что просят от вас. Ведь всегда найдутся строители, готовые сделать ремонт по картинке, решая вопросы на месте. А когда что-нибудь пойдет не по плану, обязательно вылезут «доп. работы», о которых не договаривались и прочие проблемы. Напротив, по хорошему, насыщенному, проработанному дизайн-проекту можно легко и без нервов сделать ремонт. 

И последнее: авторский надзор действительно необходим. Он позволит быстро решать возникающие по ходу работы вопросы, оперативно вносить корректировки, для достижения требуемого результата, а главное, позволит уложиться в расчётные сроки. А, как уже было сказано выше, время на ремонт офиса - это лишние издержки для компании.

Ниже приведен порядок и этапы разработки проекта офиса, такие, какие должны быть для достижения наилучшего результата:

Этапы проведения работ:

I. Сбор и анализ исходной информации по зданию:

1.  Формирование перечня необходимых исходных данных: формирование запроса на исполнительную документацию на здание, передача запроса заказчику.

2.Анализ исходных данных:Предоставлениекомментариев по комплектности переданной исполнительной документации.

3. Проведение обмеров помещений, фото фиксация:

·       Составление обмерных планов помещений, исполнительных планов полов и потолков с высотными привязками.

·       Визуальный осмотр помещений с фото фиксацией. Проверка наличия деформаций, повреждений, дефектов и предоставление их описания. Предоставление рекомендаций по выявленным дефектам.

4.Проверка работоспособности инженерных систем:находящихся на территории оцениваемого объекта и точек подключения инженерных коммуникаций для данных помещений, находящихся за его пределами. Проведение натурных замеров технических характеристик инженерных систем (расход, давление, температура, влажность) и проверка их соответствия данным, указанным в техническом регламенте выданном эксплуатирующей компании. Проверка правильности составления Исполнительной документации и ее соответствия натурным данным. Предоставление отчета о проведенной проверке (посистемно) с выводами и рекомендациями.

5. Формирование отчета с выводами и рекомендациями по дальнейшим действиям на основе Оценки текущего состояния помещений и его инженерных систем на соответствие требованиям и спецификациям заказчика на основании пунктов 3 и 4.

II. Разработка дизайн-концепции:

1.  Подготовка задания на проектирование по разработке дизайн-концепции.

a)      Сбор и анализ исходной информации об объекте проектирования, определение функциональных и эстетических аспектов проекта, изучение пожеланий Клиента, его корпоративных стандартов, проверка обеспеченности проектируемых помещений инженерными системами, изучение требований эксплуатирующей компании и Собственника здания.

b)     Опрос Клиента и определение особенностей работы подразделений, запрос численности персонала и посетителей, определение потребности в помещениях и их пропускной способности, анализ функциональных и технологических связей между подразделениями, требуемого количества рабочих мест, потребностей в инженерно-технических и вспомогательных помещениях, функционального зонирования и технологических потоков, составление Задания на планирование

c)      Составление референц-листа наиболее подходящих по стилистическим решениям изображений.

d)     Опрос Клиента по требованиям к инженерно-техническому обеспечению(механические, электрические и слаботочные системы, системы безопасности и пожарной защиты, информационные и мультимедийные системы), размещению оборудования, источников поставки (сам клиент или в рамках проекта). 

e)      Сбор исходных данных и утверждение их у заказчика(полные и исчерпывающие данные)

2. Разработка дизайн-концепции:

a)      Разработка планировочного решения вариантный поиск, до 3-х вариантов:(план помещений с внутренними перегородками и расстановкой оборудования, экспликацией помещений с указанием их площади, таблиц с технико-экономическими показателями с указанием функционального назначения помещений, их площадей, количеством рабочих мест по техническому заданию и фактическим количеством рабочих мест.

b)     Корректировка выбранного планировочного решения и утверждение у заказчика:(при необходимости – корректировка одного варианта, одна итерация). Проверка соответствия, утвержденного Клиентом планировочного решения требованиям технического регламента и специальных технических условий по пожарной безопасности, требованиям санитарно-эпидемиологических норм. Выдача заключения от пожарного консультанта касательно соответствия концепций действующим пожарным нормам и правилам.

c)      Разработка визуальной части:эскизные 3Dвизуализации по 2м ключевым помещениям для определения общей стилистической концепции, согласно заданию на проектирование.

d)     Корректировка эскизной 3D визуализаций: по 2м ключевым помещениям согласно пожеланиям и корректировкам заказчика 

e)      Разработка 3 вариантов решений по отделочным материалам(под разный бюджет). Презентация концепций заказчику. Каждый вариант состоит из:

a.     Планировочное решение 

          i.     План с расстановкой мебели

          ii.     План функциональных зон

b.     Визуализация помещений основных функциональных зон

c.     Сводная спецификация с ориентировочной стоимостью

           i.     Пол

           ii.     Потолок

           iii.     Стены

           iv.     Элементы декора

f)     Корректировка выбранной концепции по замечаниям заказчика (две итерации). Утверждение финального результата у заказчика.

3. Разработка Инженерной концепции:

a)      Разработка Инженерной концепции:(единый текстово/графический документ, по всем необходимым системам, как минимум: ОВиК, ВК, ЭОМ, АПТ, АУГПТ, АПС, СОУЭ, СКС, СВН, СКУД, ОС, АВ), содержащей анализ исходной и исполнительной документации, оборудования общедомовых систем, а также указание различных вариантов возможных проектных решений, описание их особенностей, сравнение преимуществ и недостатков, особенностей монтажа, сложностей поставки оборудования и последующих эксплуатационных затрат, долговечности проектных решений, на основе выполненных Исполнителем инженерно-технических расчетов, с учетом финансовых ожиданий Клиента. Получение комментариев на разработанную концепцию.

b)     Корректировка(три итерации) и Утверждение финальной Инженерной концепции Клиентом.

4. Разработка Дизайн-проекта

a)      Разработка всех необходимых чертежей согласно разделу ДП (Приложение 1), 

b)     Ведомость потребности в работах и материалах -сводная спецификация отделочных материалов и оборудования. Утверждение ведомости у заказчика.

IV. Разработка проектной документации на офисную часть: Архитектурно-строительная часть и инженерные сети.

         Примеры наших работ
         За более детальной информацией обращайтесь в наше бюро, мы с удовольствием ответим на все Ваши вопросы! Тел: +7(499) 346-70-56; Наши контакты





Нужен совет?

Подробно расскажем о наших услугах, видах работ, дадим полезный совет, рассчитаем стоимость и подготовим индивидуальное предложение!
Задать вопрос